10 koraka za organizaciju dobrog eventa

Postoje brojne vrste evenata kao što su promotivni, specijalni, kulturno–zabavni, humanitarni, medijski, sportski, protokolarni, korporativni, eventi na novim medijima te privatni eventi. Event se smatra jednim od strateških PR, marketinških i komunikacijskih alata koji, pravilno korišteni, vrlo uspješno mogu doći do ciljne javnosti. Prije nego što se počne s planiranjem i organizacijom eventa treba odrediti cilj koji se eventom želi postići. Kada se utvrdi razina očekivanih rezultata i proračun kojim se raspolaže može se pristupiti organizaciji.

Prvo je potrebno postaviti pitanje: „Koji su povod i svrha eventa te što se njime želi postići?“ Isto tako potrebno je odlučili koja je „poruka“ eventa te treba izabrati najprikladnije mjesto za njegovo održavanje. Istodobno treba utvrditi rokove za različite organizacijske faze ili elemente eventa. U nastavku vam donosimo 10 koraka koji su potrebni da biste kvalitetno organizirali event.

Odredite cilj eventa

Prvi korak je stvaranje konkretnih ciljeva (npr. zašto organizirate ovaj događaj i što želite postići?) Kvalitetno definirani ciljevi opisani su kao S.M.A.R.T. ciljevi (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time framed).

Organizirajte tim

Bilo koji događaj podrazumijeva zajednički timski napor koji obuhvaća sve pojedinosti i detalje. Bitno je odrediti jednog ključnog event managera ili predsjedatelja događaja, kao i pojedina zaduženja, a to su najčešće: upravitelja lokacije (stagea), tehničar zvuka, content creator, organizator zabavnih sadržaja, voditelj programa, domaćin, sponzori, volonteri i dr.

Odredite datum

Ako je riječ o novom događaj, svakako razmotrite sljedeće prije nego što utvrdite svoj datum:

Dajte si dovoljno vremena! Idealno bi bilo da imate 4-6 mjeseci za planiranje događaja (ovisno o prirodi događaja). Ako planirate manji event, svakako bi trebalo početi sa organizacijom mjesec dana unaprijed.

Budite svjesni zakonskih i vjerskih praznika, izbjegavajte razdoblja školskog odmora (npr. zimski, proljetni i ljetni praznici), provjerite datume s ključnim sudionicima – npr. govornicima, prezentatorima, VIP gostima.

Brendirajte svoj događaj

Ako želite da se vaš događaj ističe, morate odabrati pravovremenu i zanimljivu temu koja vas razlikuje od konkurencije. To znači da morate odrediti dinamičnu i cjelovitu temu i dati joj zvučno ime  – budući da to može biti ključno za pažnju i doseg publike, posebno u online medijima.

  • Brainstorm imena: Kada razmišljate o događaju, razmislite o sljedećem:
    • kako se vaš događaj razlikuje od ostalih događaja u vašem sektoru?
    • koju poruku prenosite putem ovog događaja?
  • Izradite Tagline: pokušajte  stvoriti kratku oznaku – nezaboravni slogan koji opisuje događaj.
  • Dizajn logotipa: Posljednji korak će imati logotip stvoren da predstavlja vaš događaj. Logotip može biti učinkovit alat za određeni brand. Predstavlja neposredno prepoznavanje vašeg događaja u svim svojim publicitetima i promotivnim artiklima (npr. majice, boce s vodom, torbe itd.)

Izradite Master plan:

Ovaj plan treba obuhvatiti sve aspekte događaja, uključujući:

  • Upravljanje prostorom, logistikom i ugostiteljstvom
  • Sadržaj događaja / raspored
  • Brendiranje
  • Zvuk / Video / Tehnička podrška
  • Aktivnosti / zabava
  • Promidžba (online i off-line)
  • Registracija (online prijava, plaćanje i praćenje)
  • Sponzor / upravljanje partnerima
  • Upravljanje volonterima

Odredite administrativne procese

Drugim riječima:  Kako ćete pratiti planove, registraciju, proračun, popis gostiju, opreme itd.? Možete potražiti softverske alate za upravljanje događajima, kao što je Capterra (https://www.capterra.com)

Prepoznajte i uspostavite partnerstva i sponzore

Postoje li organizacije s kojima biste mogli ostvariti suradnju ili tražiti sponzorstvo da biste nadoknadili troškove i povećali potencijal sudjelovanja? Kada uključite druge ljude ili grupe u svoj događaj, povećavate svoju publiku, širenje vijesti i stvaranje uspjeha. Možda biste trebali razmotriti sljedeće:

  • traženje korporativnih sponzora za financiranje dijela događaja.
  • partnerstvo s društvenim organizacijama koje bi mogle ponuditi mjesto i / ili pomoć pri organiziranju ili osoblju

Izradite plan publiciteta

Čak i uz najbolje ideje, potrebna vam je javnost da biste dobili ljude na svom eventu. Promocija događaja počinje s početnom objavom eventa na društvenim mrežama ili na vašoj web stranici, slanjem pozivnica ili emaila. Nakon što započnete online i off-line oglašavanje i odnose s medijima, održavajte kontinuirani pristup kako biste potaknuli registraciju. Event nije potpuna bez zahvalnica nakon događaja, priznanja sponzorima i članaka o ključnim elementima događaja ili uspjehu prikupljanja sredstava.

Napravite proračun

Vaš proračun treba sadržavati procjene za sve ključne stavke navedene na vašem master planu događaja. Ne zaboravite uključiti troškove putovanja ili smještaja za govornike kao i troškove za hranu, oglašavanje, PR itd.

Odrediti proces evaluacije

Kako ćete utvrditi je li vaš događaj uspio? Hoćete li mjeriti uspjeh prema broju prijavljenih ili broju sudionika ili iznosu donacija? Kada postavite početne ciljeve i ciljeve događaja, trebali biste razmotriti kako ćete ocijeniti događaj kako biste utvrdili svoj uspjeh. Važno je vidljivo istaknuti kako je povratna informacija dobro došla jer u protivnom možda nećete dobiti baš svako mišljenje, a znate kako se kaže, svako mišljenje je važno.